In voorbereiding van en tijdens de bouw van uw huis, worden vergaderingen gehouden om alles onderling af te stemmen (coördinatie). Op de bouwplaats zelf wordt op de uitvoering van uw woning toegezien (toezicht). Het verloop van de voorbereiding en uitvoering wordt administratief vastgelegd (administratie).
Bouwcoördinatie
Om de voorbereiding en uitvoering op te starten en meteen goed op de rails te zetten, organiseren we een bouwvergadering. Behalve u zelf als opdrachtgever zijn hierbij alle partijen aanwezig die tijdens de uitvoering een rol spelen. Voorafgaand aan de vergadering spreken wij als regisserende partij met alle andere partijen, bestuderen we de verschillende contracten en taken, en sturen we een vergaderagenda rond. De aannemer stelt een overall planning op. De agenda van een bouwvergadering ziet er bijvoorbeeld zo uit:
- Voorstelronde, taken, samenwerking, adressenlijst
- Akkoord voor de agenda, controle van eerdere notulen
- Binnengekomen en uitgegane stukken
- Planning: stand van het werk, planning en werkschema, aanpak van eventuele achterstanden, werkzaamheden tot aan de volgende bouwvergadering door de verschillende partijen, tijdschema voor vervaardiging, verspreiding en controle van tekeningen en overige bescheiden, oplossingen voor mogelijke knelpunten.
- Ontwerp: bespreking van de gevolgen van uitwerkingen of wijzigingen in ontwerp en in het bestek (architectonisch, bouwtechnisch, constructief, installatietechnisch, bouwfysisch) voor de andere disciplines en partijen.
- Organisatie: het compleet en up-to-date houden van contracten, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, verstrekking van opdrachten, afspraken rondom toezicht door de verschillende adviseurs, bespreking van de voorgestelde onderaannemers en leveranciers, afstemming en afspraken in het geval van zelfbouw of bouw door derden, inspraak bij bouwplaatsinrichting, procedure van (tussentijdse) opleveringen.
- Financiën: budgetbewaking, vaststellen van betalingstermijnen, afhandeling betalingen, bankgaranties. Procedure van berekening, melding, beoordeling en goedkeuring, administratie en toezicht voor meer- en minderwerk, stelposten, verrekenbare hoeveelheden. CAR-verzekering en opname omgeving.
- Kwaliteitsbewaking: actiepunten, controle en aandachtspunten ten aanzien van voorbereiding, levering, opslag, bescherming, verwerking, etc. Werkplannen en tijdstip van bespreking. Bemonstering en beoordeling van producten, kwaliteits- en garantieverklaringen.
- Wetgeving: uitnodigen van de bouwinspectie, aanvraag van een rioolvergunning. Voorzieningen voor de arbeidsomstandigheden, veiligheids- en gezondheidsplan, keuring van het bouwmaterieel, instructie. Aanmelding en bezoek van het werk bij/door de arbeidsinspectie. Afvalinzameling.
- Vergaderschema: bouwvergaderingen, werkoverleg, coördinatievergaderingen op basis van de behoefte aan overleg in de verschillende uitvoeringsfasen.
- Rondvraag
- Afsluiting
Bouwcoördinatie bestaat dus uit het organiseren en voorzitten van overleg en vergaderingen, het toezien op de takenverdeling en verantwoordelijkheden, afstemming van de bijdragen van de verschillende ontwerpende en adviserende partijen, bewaking van de voortgang en de planning, bewaking van het budget, het regelen van financiële zaken en beslissingsprocedures, het organiseren van kwaliteitsbewaking en het toezien op de omgang met wettelijke eisen.
Bouwtoezicht
Bouwtoezicht is controle van de uitvoering op de bouwplaats zelf. We zien toe op materialen en verwerking, en toetsen de uitvoering aan planning, bestek, werkplannen en overeenkomsten. Dit doen we op gezette tijden, wanneer de fundering, de begane grond vloer, de verdiepingsvloer of het hele casco gereed zijn, wanneer het huis wind- en waterdicht is, of voordat de leidingen in de vloer of muur verdwijnen. Verder vertegenwoordigen we u als opdrachtgever zodra het gaat over stelposten, meer- en minderwerk, verrekenbare hoeveelheden of onvoorziene omstandigheden.
Bouwadministratie
Alles wat aan bod komt tijdens de uitvoeringsfase wordt vastgelegd in een bouwadministratie, die uit de volgende stukken bestaat:
- Contracten met de aannemer, architect, constructeur, installateur.
- Volmachten voor gedelegeerde beslissingen.
- Vergunningen.
- Notulen van de verschillende vergaderingen en overleggen.
- Weekrapporten en/of dagboeken van de bouw.
- Tekeningen, staten, bescheiden.
- Correspondentie: post, officiële stukken.
- Financiële administratie: meer- en minderwerk, stelposten, verrekenbare hoeveelheden, extra opdrachten, bestekswijzigingen, termijnen, facturen en betalingen.
- Productinformatie: monsters, leveranciers, productgegevens, certificaten.
- Oplevering: proces verbaal van oplevering.
- Revisietekeningen (bouwkundig, elektriciteit, gas, verwarming, riolering).
- Garantieverklaringen.
- Onderhoudsvoorschriften.
Deeloplevering
Soms wordt een deeloplevering gehouden, bijvoorbeeld van alleen de technische installaties (ventilatie, verwarming, warm water, etc.). Het kan nuttig zijn om hier een aparte afspraak voor te maken, zodat met aandacht gekeken kan worden of alles naar behoren functioneert. Voorwaarde is weer dat de installaties af (en ingeregeld) zijn, voordat u deze deeloplevering houdt. Verder is het belangrijk dat er geen risico bestaat dat het functioneren van de installaties door andere, nog niet afgeronde werkzaamheden schade oploopt in de laatste weken.
Tussenoplevering
Tot slot bestaan er ook nog tussenopleveringen. Hierbij wordt een afgerond deel van het werk opgenomen, zoals het casco of de fundering met begane grond vloer. Het voordeel is dat eventuele tekortkomingen in het casco nu nog makkelijk opgemerkt kunnen worden. Voor ruwbouw bestaat ook gering gevaar dat er in latere fases schade aan toe wordt gebracht. Een tussenoplevering kan gehouden worden om ter afronding van een betaaltermijn te constateren dat de bijbehorende bouwdelen ook daadwerkelijk gereed zijn.